Opstartgids WeFact
Dit is een korte opstartgids met de belangrijkste punten om te werken met WeFact. Voor een uitgebreide beschrijving van alle functies binnen het pakket verwijzen we u naar de Knowledgebase van WeFact: https://www.wefact.nl/help.
Op uw emailadres ontvangt u een mail voor het instellen van uw wachtwoord. Uw gebruikersnaam is het emailadres waar u de mail op ontvangt. Inloggen kan via https://www.mijnwefact.nl/inloggen.
Aanmaken klant
Klanten kunnen rechtstreeks vanuit de factuur aangemaakt worden of via relaties volgens onderstaand pad:
- Relaties > Debiteuren > Nieuwe debiteur
Indien de klant een bedrijf is, dan kunnen de gegevens rechtstreeks opgehaald worden vanuit de Kamer van Koophandel. Naast de NAW-gegevens is het belangrijk om tenminste de volgende gegevens in te vullen (de overige velden zijn optioneel):
- Algemeen - emailadres (t.b.v. digitaal versturen factuur)
- Algemeen – BTW nummer (verplicht bij Europese zakelijke klanten)
- Instellingen – verzendmethode – per e-mail (of anders indien geen mailadres)
- Bij buitenlandse zakelijke klanten:
- Instellingen – afwijkende BTW
- Binnen EU – Binnen EU verlegd
- Buiten EU – Buiten EU
- Instellingen – afwijkende BTW
Aanmaken factuur
Selecteer een relatie of maak een nieuwe relatie aan vanuit de factuur.
Vul eventueel de eigen velden in, indien deze zijn ingesteld in de administratie.
Vul de factuuregels:
- Datum: Betreft de datum van uitvoeren/leveren, let op: dit is niet de
factuurdatum (veld is optioneel)
- Aantal Hoeveelheid
- Product: Aangemaakt artikel met prijs
- Omschrijving: Standaard omschrijving artikel is aan te passen na het
selecteren
- Periode: Indien omzet betrekking heeft op een afwijkende periode
(aanvullende instellingen benodigd)
- BTW: De BTW code is standaard op basis van administratie instellingen
en/of relatie instellingen en is daarnaast handmatig aan te passen.
- Prijs excl/incl: De prijs inclusief of exclusief afhankelijk van de instellingen.
- Totaal: Aantal maal de prijs van de betreffende regel.
Onderaan vindt u de samenvatting van de regels uitgesplitst in Grondslag, BTW en Totaalbedrag.
Onder de factuur vindt u nog instellingen omtrent: verzendmethode, bijlages, betalingstermijn etc.
Klik op toevoegen om de (concept)factuur aan te maken.
Na het toevoegen van de (concept)factuur heeft u direct de mogelijkheid om de factuur te versturen per mail of af te drukken. In beide gevallen wordt de factuur definitief en krijgt de factuur een factuurnummer.
Zolang de factuur niet verstuurd of afgedrukt is kan de factuur nog bewerkt of verwijderd worden.
Het aanpassen van een verstrekte factuur is achteraf niet meer mogelijk. Deze dient (volledig/gedeeltelijk) gecrediteerd te worden en indien benodigd dient een nieuwe factuur opgesteld te worden (conform de geldende wet- en regelgeving vanuit de Belastingdienst).
Producten
Er zijn een aantal standaard producten aangemaakt in uw administratie. Deze kunt u gebruiken bij de facturatie. Mocht u uw artikelen met prijzen in het systeem willen zetten dan verwijzen wij u graag naar de onderstaande link van de videoguide: Producten aanmaken.
Videoguides
Voor bovenstaande onderdelen zijn er een aantal videoguides op YouTube. Door middel van onderstaande links kunnen de video’s geraadpleegd worden.
- Relaties aanmaken: https://youtu.be/e_fueVONJ00?t=38
- Facturen aanmaken: https://youtu.be/drlTlLI-vnQ?t=30
- Producten aanmaken: https://youtu.be/vV9MUd5AdrM?t=5